Ücretsiz döneminiz bitiyor: iş yazılımına ödeme yapmadan önce kontrol etmeniz gerekenler

Bugün iş yazılımlarının çoğu bir ücretsiz dönemle satılıyor: 14 günlük deneme, limitli bir ücretsiz plan ya da her şeyin ücretsiz olduğu bir lansman dönemi. Asıl karar, bu dönem sona erdiğinde verilir. Pek çok işletme sahibi ya alışkanlıkla bir plana ödeme yapar ya da aceleyle iptal edip harcadığı emeği kaybeder. Sakin bir değerlendirme yaklaşık bir saat sürer ve hem paranızı hem de verilerinizi korur.

1. Ekibinizin gerçekte neleri kullandığını kontrol edin

Son iki ya da üç haftaya bakın. Ekip hangi modülleri her gün açtı? Hangilerini yalnızca bir kez denediniz? Davet edilen herkesi değil, sistemde gerçekten çalışan kişileri sayın. İhtiyacınız olan plan, fiyat sayfasındaki özellik listesinden değil, gerçek kullanımdan çıkar.

2. Aylık toplam maliyeti hesaplayın

Vitrindeki fiyat nadiren faturanın tamamıdır. İşletmeniz için geçerli olan her şeyi toplayın:

• Temel fiyat ve neleri içerdiği: kullanıcı sayısı, kayıt sayısı ve depolama alanı.
• Her ek kullanıcının fiyatı ve yalnızca kendi görevlerine ihtiyaç duyan çalışanlar için daha ucuz koltuk olup olmadığı.
• İhtiyaç duyacağınız eklentiler: sektöre özel özellikler, ek yapay zekâ istekleri, SMS veya e-posta gönderimi.
• Yazılım ödeme alıyorsa kart işleme veya işlem ücretleri.
• Aylık ve yıllık faturalama arasındaki fark. Yıllık faturalama genellikle aylık bazda daha ucuzdur ama sizi bir yıla bağlar.

Ardından bu toplamı, yazılımın yerini aldığı araçların size maliyetiyle karşılaştırın: CRM, faturalama, stok ya da web sitesi oluşturucu için ayrı abonelikler. Adil karşılaştırma, araç setinin tamamını diğer araç setinin tamamıyla kıyaslamaktır.

3. Planları adlarına göre değil, limitlerine göre karşılaştırın

Starter veya Business gibi plan adları pek bir şey söylemez. Limitleri okuyun: her planın kaç kayıt, kullanıcı, depo, otomasyon ve yapay zekâ isteği içerdiğini ve bir limite ulaştığınızda ne olduğunu. Bazı ürünler yeni kayıtları engeller, bazıları aşım için ücret alır, bazıları da üst plana geçmenizi ister. En iyi gününüze göre değil, önümüzdeki altı aya uyan planı seçin.

4. İhtiyacınız olmadan önce dışa aktarmayı test edin

Ödeme yapmadan önce verilerinizi dışarı alabildiğinizi kontrol edin. Müşteri listenizi ve bir raporu dışa aktarın, dosyaları açın ve eksiksiz ve okunabilir olduklarından emin olun. Bir gün ayrılmaya karar verirseniz, temiz bir dışa aktarma bir günlük taşınma ile haftalarca yeniden veri girişi arasındaki farktır.

5. Ödeme yapmazsanız ne olacağını öğrenin

Ücretsiz dönemin bittiği gün ürünün ne yaptığını öğrenin. Hesap ücretsiz bir plana mı geçiyor, salt okunur mu oluyor, yoksa kilitleniyor mu? Verileriniz saklanıyor mu, ne kadar süreyle? Yanıtlar genellikle fiyatlandırma SSS'sinde ya da hizmet şartlarında yer alır. Bulamazsanız destek ekibine yazılı olarak sorun ve yanıtı saklayın.

6. Yenileme ve iptal koşullarını kontrol edin

• Abonelik otomatik olarak yenileniyor mu ve ödeme alınmadan önce bir hatırlatma alacak mısınız?
• Dönemin ortasında yıllık faturalamadan aylığa ya da daha düşük bir plana geçebilir misiniz?
• Kurulum ücreti, minimum süre ya da ayrılma ücreti var mı?
• Yenilemede fiyat aynı mı kalıyor, yoksa değişebilir mi?

7. Kararı sistemi kullanan kişilerle birlikte verin

Sistemde her gün çalışan iki üç kişiye neyin onlara zaman kazandırdığını ve hangi sorunları dolambaçlı yollarla aştıklarını sorun. Ekip sisteme zaten güveniyorsa, ödeme yapmak genellikle doğru karardır. Çalışanlar sessizce tablolara geri döndüyse, ücretli bir plan bunu düzeltmez.

Tek sayfalık kontrol listesi

• Gerçek kullanıcılar sayıldı, kullanılmayan modüller not edildi.
• Eklentiler ve ücretler dahil aylık toplam maliyet hesaplandı.
• Plan, önümüzdeki altı ay için limitlerine bakılarak seçildi.
• Dışa aktarma test edildi ve kaydedildi.
• Ücretsiz dönemden sonra ne olacağı yazılı olarak teyit edildi.
• Yenileme, plan düşürme ve iptal koşulları okundu.
• Ekipten geri bildirim toplandı.

Ali-E CRM için bunun anlamı

Bu kontrol listesini kendi ücretsiz dönemimizi de düşünerek yazdık. Ali-E CRM 1 Aralık 2026'ya kadar ücretsiz. Bu tarihten sonra ücretsiz plan 2 kullanıcı için $0 olarak devam eder ve en fazla 500 kayıt ile ayda 30 yapay zekâ isteği içerir. Starter, 3 kullanıcı için aylık $29 ya da yıllık faturalamada aylık $23'tür ve her ek tam koltuk $6'dır. Business ($79) ve Pro ($149) daha fazla kullanıcı ve modül ekler; sektör sürümleri ise lokasyon başına fiyatlandırılan isteğe bağlı eklentilerdir. Tüm limitler fiyat sayfasında listelenir ve Hizmet Şartlarımızda herhangi bir ücret alınmadan önce bildirimde bulunacağımız belirtilir.

Akılda tutulması gereken sınırlamalar: Ali-E yeni bir ürün, entegrasyon kataloğu uzun süredir piyasada olan CRM'lerinkinden daha küçük ve Android uygulaması henüz çıkmadı. Raporlar Excel ve PDF olarak dışa aktarılır. Yukarıdaki kontrol listesini Ali-E'nin kendisi üzerinde uygulamak için 1 Aralık'a kadar olan haftaları kullanın.