Ihr kostenloser Zeitraum endet: Was Sie prüfen sollten, bevor Sie für Unternehmenssoftware zahlen

Die meiste Unternehmenssoftware wird heute über einen kostenlosen Zeitraum verkauft: eine 14-tägige Testphase, einen kostenlosen Tarif mit Limits oder eine Startphase, in der alles kostenlos ist. Die eigentliche Entscheidung fällt, wenn dieser Zeitraum endet. Viele Inhaber zahlen dann entweder einfach für einen Tarif weiter oder kündigen überstürzt und verlieren die Arbeit, die sie investiert haben. Eine ruhige Prüfung dauert etwa eine Stunde und spart sowohl Geld als auch Daten.

1. Prüfen Sie, was Ihr Team tatsächlich genutzt hat

Sehen Sie sich die letzten zwei oder drei Wochen an. Welche Module haben die Leute jeden Tag geöffnet? Welche haben Sie nur einmal ausprobiert? Zählen Sie die Personen, die wirklich im System arbeiten, nicht alle, die eingeladen wurden. Welchen Tarif Sie brauchen, ergibt sich aus der tatsächlichen Nutzung, nicht aus der Funktionsliste auf der Preisseite.

2. Berechnen Sie die vollen monatlichen Kosten

Der beworbene Preis ist selten die ganze Rechnung. Addieren Sie alles, was für Ihr Unternehmen gilt:

• Den Grundpreis und was er enthält: Anzahl der Nutzer, Datensätze und Speicherplatz.
• Den Preis für jeden zusätzlichen Nutzer und ob es günstigere Plätze für Mitarbeiter gibt, die nur ihre eigenen Aufgaben brauchen.
• Erweiterungen, die Sie brauchen werden: Branchenfunktionen, zusätzliche KI-Anfragen, SMS- oder E-Mail-Versand.
• Kartengebühren oder Transaktionsgebühren, falls die Software Zahlungen annimmt.
• Den Unterschied zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung. Jährliche Abrechnung ist pro Monat meist günstiger, bindet Sie aber für ein Jahr.

Vergleichen Sie diese Summe dann mit den Kosten der Tools, die die Software ersetzt: separate Abos für CRM, Rechnungsstellung, Lager oder einen Website-Baukasten. Fair ist nur der Vergleich des gesamten Pakets mit dem gesamten Paket.

3. Vergleichen Sie Tarife nach Limits, nicht nach Namen

Tarifnamen wie Starter oder Business sagen wenig aus. Lesen Sie die Limits: wie viele Datensätze, Nutzer, Lager, Automatisierungen und KI-Anfragen jeder Tarif enthält und was passiert, wenn Sie ein Limit erreichen. Manche Produkte sperren neue Datensätze, andere berechnen die Überschreitung, wieder andere bitten Sie um ein Upgrade. Wählen Sie den Tarif, der zu Ihren nächsten sechs Monaten passt, nicht zu Ihrem besten Tag.

4. Testen Sie den Export, bevor Sie ihn brauchen

Prüfen Sie vor dem Bezahlen, ob Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Exportieren Sie Ihre Kundenliste und einen Bericht, öffnen Sie die Dateien und vergewissern Sie sich, dass sie vollständig und lesbar sind. Falls Sie irgendwann wechseln, entscheidet ein sauberer Export darüber, ob der Umzug einen Tag dauert oder Wochen des Abtippens.

5. Finden Sie heraus, was passiert, wenn Sie nicht zahlen

Klären Sie, was das Produkt an dem Tag tut, an dem der kostenlose Zeitraum endet. Wechselt das Konto in einen kostenlosen Tarif, wird es schreibgeschützt oder gesperrt? Bleiben Ihre Daten erhalten, und wie lange? Die Antworten stehen meist in den FAQ auf der Preisseite oder in den Nutzungsbedingungen. Wenn Sie sie nicht finden, fragen Sie den Support schriftlich und bewahren Sie die Antwort auf.

6. Prüfen Sie die Bedingungen für Verlängerung und Kündigung

• Verlängert sich das Abo automatisch, und erhalten Sie vor der Abbuchung eine Erinnerung?
• Können Sie mitten im Zeitraum von jährlicher auf monatliche Abrechnung oder in einen günstigeren Tarif wechseln?
• Gibt es Einrichtungsgebühren, Mindestlaufzeiten oder Gebühren für den Ausstieg?
• Bleibt der Preis bei der Verlängerung gleich, oder kann er sich ändern?

7. Entscheiden Sie gemeinsam mit den Menschen, die das System nutzen

Fragen Sie zwei oder drei Personen, die jeden Tag im System arbeiten, was ihnen Zeit spart und wo sie sich mit Umwegen behelfen. Wenn sich das Team bereits darauf verlässt, ist Bezahlen meist die richtige Entscheidung. Wenn die Leute still und leise zu ihren Tabellen zurückgekehrt sind, ändert ein kostenpflichtiger Tarif daran nichts.

Eine Checkliste auf einer Seite

• Tatsächliche Nutzer gezählt, ungenutzte Module notiert.
• Volle monatliche Kosten berechnet, einschließlich Erweiterungen und Gebühren.
• Tarif nach seinen Limits für die nächsten sechs Monate gewählt.
• Export getestet und gespeichert.
• Was nach dem kostenlosen Zeitraum passiert, schriftlich bestätigt.
• Bedingungen für Verlängerung, Downgrade und Kündigung gelesen.
• Feedback des Teams eingeholt.

Was das für Ali-E CRM bedeutet

Wir haben diese Checkliste mit Blick auf unseren eigenen kostenlosen Zeitraum geschrieben. Ali-E CRM ist bis zum 1. Dezember 2026 kostenlos. Danach bleibt der kostenlose Tarif bei $0 für 2 Nutzer, mit bis zu 500 Datensätzen und 30 KI-Anfragen pro Monat. Starter kostet $29 pro Monat für 3 Nutzer oder $23 pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und jeder zusätzliche Vollnutzer kostet $6. Business ($79) und Pro ($149) bringen mehr Nutzer und Module, und Branchen-Editionen sind optionale Erweiterungen mit einem Preis pro Standort. Alle Limits stehen auf der Preisseite, und unsere Nutzungsbedingungen sehen vor, dass wir Sie informieren, bevor Kosten anfallen.

Einschränkungen, die Sie bedenken sollten: Ali-E ist ein neues Produkt, sein Integrationskatalog ist kleiner als der lange etablierter CRMs, und die Android-App ist noch nicht erschienen. Berichte lassen sich nach Excel und PDF exportieren. Nutzen Sie die Wochen bis zum 1. Dezember, um die Checkliste oben an Ali-E selbst durchzugehen.