Kostenloses CRM mit KI für kleine Unternehmen: Worauf es 2026 ankommt

Wer nach einem kostenlosen CRM mit KI sucht, stößt auf Dutzende Angebote, und fast jedes verspricht künstliche Intelligenz. Für ein kleines Unternehmen zählt das Etikett aber weniger als ein paar ganz praktische Fragen. Hier ist die Checkliste, die wir selbst verwenden, und im Anschluss, wie Ali-E CRM sie beantwortet.

1. Was genau ist kostenlos?

Viele kostenlose Tarife decken Kontakte und eine Pipeline ab und verlangen dann Geld für alles, was Sie als Nächstes brauchen: weitere Nutzer, Automatisierung, Dokumente, Integrationen oder Speicherplatz. Prüfen Sie die Grenzen genau, bevor Sie Ihre Kundendaten umziehen. Ein kostenloser Tarif nützt nur dann etwas, wenn Sie damit monatelang echte Arbeit erledigen können und nicht nur ein paar Tage.

2. Arbeitet die KI oder plaudert sie nur?

Ein Chat, der erklärt, welche Knöpfe Sie drücken müssen, spart kaum Zeit. Nützliche KI führt Aktionen aus: einem Kunden antworten, eine Aufgabe oder Rechnung anlegen, einen Bericht erstellen und auf überfällige Zahlungen hinweisen. Lassen Sie sich von jedem Anbieter eine konkrete Liste der Aktionen zeigen.

3. Antwortet sie auf Basis Ihrer Daten?

Ein Assistent sollte Fragen zu Ihren Kunden, Deals und Finanzen aus Ihren eigenen Daten beantworten, nicht aus Allgemeinwissen. Achten Sie auf eine gezielte Suche in Ihren Daten und auf klare Zugriffsregeln, damit ein Vertriebsmitarbeiter nicht dasselbe sieht wie die Buchhaltung.

4. Wo schreiben Ihre Kunden?

Wenn Ihre Kunden über WhatsApp, Telegram oder Instagram schreiben, sollte das CRM Messenger als Hauptkanal behandeln: mit Antworten direkt in der Kundenkarte und automatischen Antworten außerhalb der Geschäftszeiten.

5. Was passiert nach dem Abschluss?

Rechnungen, Lieferungen, Lagerbestand, Zahlungen und Gewinn: Genau hier hören viele CRM-Systeme auf, und die Tabellenkalkulation beginnt. Wer Waren oder Dienstleistungen mit Belegen verkauft, spart jede Woche Stunden, wenn all das im selben System liegt.

6. Ihre Daten und deren Sicherheit

Prüfen Sie, wie die Daten verschiedener Unternehmen voneinander getrennt werden, wer sie exportieren darf und wie Dateien geteilt werden. Eine Trennung direkt in der Datenbank (Row-Level Security) ist eine stärkere Garantie als Berechtigungen, die nur in der Oberfläche existieren.

So schneidet Ali-E CRM bei der Checkliste ab

Während der offenen Beta sind alle Funktionen von Ali-E kostenlos, ganz ohne Kreditkarte. Nach dem offiziellen Start bleibt der kostenlose Tarif erhalten, und die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 29 $ pro Monat und Unternehmen. Der Assistent führt mehr als hundert Aktionen aus und holt Ihre Bestätigung ein, bevor Geld bewegt wird. Seine Antworten stützen sich auf Ihre eigenen Daten, und er respektiert Rollen und Modulberechtigungen. Der KI-Vertriebsmanager antwortet rund um die Uhr in Telegram, WhatsApp und Instagram. Lager, Finanzen, Dokumente mit E-Signatur und Berichte teilen sich eine Datenbank, und die Daten jedes Unternehmens sind per Row-Level Security voneinander getrennt.

Am besten entscheiden Sie durch Ausprobieren. Verlagern Sie für zwei Wochen einen echten Prozess ins CRM, etwa die Leads aus einem Messenger, und beobachten Sie, ob Ihr Team dabeibleibt.